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Erstelle eine Veranstaltung über dein Dashboard: mit Titel, Startzeit und zwei Fristen – der Ausgabenfrist (danach können keine Ausgaben mehr erfasst werden) und der Bestätigungsfrist (danach sind Teilnahme bzw. Zusagen fix, und die Abrechnung wird berechnet; mindestens 24 Stunden nach der Ausgabenfrist). Wähle einen Aufteilungsmodus (verpflichtend gleich oder freiwillig, siehe unten), wie viele Ausgabendetails Gäste sehen können, und wie Abrechnungszahlungen verteilt werden. Eine Veranstaltung startet als Entwurf – veröffentliche sie, sobald die Einstellungen passen; vorher sehen Gäste sie nicht.

Eine veröffentlichte Veranstaltung durchläuft anhand der Fristen automatisch drei Phasen: Ausgaben (Ausgaben können erfasst werden), Bestätigung (Teilnahme bzw. Zusagen werden fixiert, Ausgaben sind eingefroren) und Abrechnung (BIHshare berechnet, wer wem was schuldet). Du kannst eine Phase auf der Veranstaltungsseite auch vorzeitig weiterschalten, wenn schon alles Nötige erledigt ist.

Der Veranstaltungslink kann von allen eingesehen werden. Zwei Dinge lassen sich öffentlich oder nur per Einladung freischalten: das Erfassen von Ausgaben (standardmäßig öffentlich) und die Anwesenheitsbestätigung (standardmäßig nur per Einladung, nur bei verpflichtend-gleicher Aufteilung). Ist die Anwesenheitsbestätigung einladungsbasiert, verschicke benannte Einladungen über die Veranstaltungsseite – oder bestätige jemanden bei Bedarf auch selbst manuell. Du kannst außerdem jemanden einladen, eine von dir für sie erfasste Ausgabe zu bestätigen.

Trage Ausgaben selbst ein, oder lass Beteiligte sie über den Veranstaltungslink selbst erfassen. Eine Ausgabe kann auch negativ sein – nutze das, wenn jemand der Gruppe Wert zurückgibt statt daraus auszugeben, etwa mitgenommene Reste oder ein zurückerstattetes Pfand; der Betrag wird von der Gesamtsumme abgezogen statt addiert.

Sobald die Abrechnung berechnet ist, bekommt jede Person, die etwas schuldet, einen persönlichen Link, um zu sehen, was sie zahlen muss, und Zahlungen als gesendet zu markieren; jede Zahlungsempfänger:in kann den Erhalt bestätigen. Du kannst Zahlungen bei Bedarf auch selbst manuell bestätigen, etwa wenn außerhalb der App beglichen wurde, und Zahlungserinnerungen oder Abrechnungslinks erneut verschicken.

Vor Veranstaltungsbeginn kannst du sie absagen (alle, die ihre Teilnahme signalisiert haben, werden benachrichtigt) oder verschieben (kleine Zeitänderungen werden still nachgereicht, größere setzen alle zurück und laden erneut ein). Eine Veranstaltung wird automatisch archiviert, sobald alle Zahlungen bestätigt sind, oder du kannst sie manuell archivieren – die E-Mail-Adressen der Gäste werden dabei entfernt.

Der Veranstaltungslink zeigt, was bereits ausgegeben wurde (abhängig davon, was die Organisation freigegeben hat), und erlaubt es dir – je nach Veranstaltung – eine Ausgabe einzutragen, deine Teilnahme zu bestätigen oder einen Betrag zuzusagen.

Bei verpflichtend-gleicher Aufteilung bedeutet eine bestätigte Teilnahme, dass du die Gesamtkosten gleichmäßig mit allen anderen Bestätigten teilst – bestätige also erst, wenn du sicher dabei bist. Unabhängig davon gibt es bei manchen Veranstaltungen vorab eine unverbindliche Teilnahmesignalisierung, die nur der Planung dient; sie verpflichtet zu nichts und hat keinen Einfluss auf die Kostenteilung.

Manche Veranstaltungen haben ein Beitragsboard – eine einfache Liste, wer was mitbringt (Essen, Getränke etc.), ganz ohne Bezug zu Geld.

Wenn eine Ausgabe unter deinem Namen erfasst wurde, bekommst du in der Regel einen persönlichen Link per E-Mail. Darüber kannst du deinen PayPal-Namen oder deine Wero-ID hinterlegen, damit andere dich zurückzahlen können, deine erfassten Ausgaben einsehen und – sobald die Abrechnung läuft – erhaltene Zahlungen bestätigen.

Sobald die Abrechnung berechnet ist, bekommt jede Person, die etwas schuldet, einen persönlichen Link mit genauer Angabe, an wen wie viel zu zahlen ist, inklusive fertiger PayPal-/Wero-Zahlungsbuttons, wo verfügbar. Markiere eine Zahlung als gesendet, sobald du gezahlt hast – die Empfänger:in wird benachrichtigt und bestätigt ihrerseits den Erhalt.

Verpflichtend gleich teilt die Gesamtkosten gleichmäßig auf alle auf, die ihre Teilnahme bestätigen. Freiwillig lässt jede Person stattdessen einen selbst gewählten Betrag zusagen.

Eine negative Ausgabe verringert die Gesamtsumme, statt sie zu erhöhen – für Wert, der an die Gruppe zurückgegeben statt ausgegeben wurde. Übersteigen die negativen Einträge einer Person das, was sie ausgegeben hat, wird sie selbst zur Schuldnerin – das ist korrekt: Sie hat real Wert mitgenommen, der ausgeglichen werden muss.

Bei freiwilligen Veranstaltungen: Ergeben die Zusagen zusammen mehr als die tatsächlichen Kosten, wird der Überschuss entweder anteilig herunterskaliert, sodass alle einen fair reduzierten Anteil zahlen (Rabatt), oder vollständig eingezogen, wobei der Überschuss an die Organisation geht (Organisation behält Überschuss) – die Organisation legt fest, welche Variante gilt.

Die proportionale Abrechnung (Standard) verteilt die Zahlung jeder schuldenden Person fair auf alle, denen sie etwas schuldet, sodass niemand am längsten warten muss. Die einfache Abrechnung zahlt zuerst die größte Gläubigerin ab und minimiert so die Anzahl der Transaktionen – passender für Veranstaltungen mit einer Hauptzahlperson.

Sobald eine Veranstaltung archiviert wird, entfernt BIHshare die E-Mail-Adressen der Gäste aus seinen Daten – sie werden nach der Abrechnung nicht mehr benötigt.